logiciel de facturation BeDesk Express

contrat de licence

 

Pour votre information, vous trouverez ci-dessous une copie du contrat de licence et les conditions d'utilisation du logiciel BeDesk-Express

Pour installer le produit sur votre ordinateur, vous devez préalablement marquer votre accord avec toutes les conditions de ce contrat d'utilisation.

 

Contrat de licence et police vie privée
(Règlement Général sur la Protection des Données)


 

A. Contrat de licence

B. Police vie privée (RGPD)

 

A. Contrat de licence

En installant (ou en appliquant une mise à jour à) BeDesk-Express vous marquez votre accord avec le contrat ci-dessous. Veuillez donc le lire attentivement. Pour terminer l'installation ou la mise à jour de ce logiciel, et de ce fait l'utiliser, vous devez être d'accord avec tous les points de ce contrat et accepter toutes ses conditions générales et particulières. Le présent accord constitue un nouveau contrat qui remplace tous les éventuels accords établis précédemment.

1. Le présent contrat est un accord établi entre la société BEDESK sprl (« BEDESK »), représentée par Luc Bruninx en sa qualité de gérant (« l'auteur ») et l'utilisateur ou la société ou d'autres personnes que l'utilisateur est autorisé à représenter (« l’utilisateur »). Ce contrat régit l'installation et l'utilisation du logiciel BeDesk-Express (« BEDESK-EXPRESS »), de tout produit complémentaire, de toute documentation (imprimée ou électronique) ainsi que de tous services automatisés, locaux ou distants, associés à l’utilisation du logiciel (« SERVICES EN LIGNE »).

2. Utiliser BEDESK-EXPRESS (« utiliser ») signifie que BEDESK-EXPRESS est chargé sur un ordinateur et qu'un (ou plusieurs) utilisateur(s) fait (ou font) appel aux fonctionnalités de BEDESK-EXPRESS ou accède(nt) à des données au moyen de BEDESK-EXPRESS ou d'un quelconque de ses composants de façon directe ou indirecte. Il est possible d'utiliser BEDESK-EXPRESS directement sur l'ordinateur où est chargé BEDESK-EXPRESS aussi bien qu'au travers d'un réseau, que le dispositif soit réel ou virtualisé.

3. Pour utiliser BEDESK-EXPRESS et bénéficier des SERVICES EN LIGNE, l'utilisateur doit accepter l'intégralité des clauses et modalités de ce contrat ainsi que la totalité des conditions particulières qui régissent l'accès à ses fonctionnalités spécifiques, ainsi qu’aux SERVICES EN LIGNE.

4. Le présent contrat ne se limite pas à régir seulement l'installation et l'utilisation de BEDESK-EXPRESS ou ces fonctionnalités spécifiques, pour lesquelles une ou plusieurs licences peuvent être nécessaires. Il régit également les modalités d’accès aux données et aux SERVICES EN LIGNE liés à l’utilisation de BEDESK-EXPRESS, qui peuvent nécessiter également l’acquisition d’une licence spécifique, dans le cadre d’un contrat de service complétant la licence BEDESK-EXPRESS.

5. Une licence concède un droit limité, personnel, non exclusif, non transférable et non cessible d'utilisation de BEDESK-EXPRESS, d'accès aux données stockées par ce dernier et d’un ou plusieurs SERVICES EN LIGNE selon les conditions et les modalités générales et particulières définies dans le présent contrat (« licence »).

6. Une licence est identifiée par un code alphanumérique unique (« code d'activation ») associé à l'adresse e-mail fournie par l'utilisateur lors de la création de son compte client (« compte client ») sur le site https://www.bedesk-express.com. Chaque code d'activation reste strictement attaché au compte client avec lequel la licence a été acquise. L’utilisateur peut consulter la liste des codes d’activation qui correspondent aux licences qu’il a acquises sur la page intitulée « Compte Client » du même site.

7. L’utilisateur reconnait que chaque code d’activation identifie et permet d’utiliser une licence personnelle, non transférable et non cessible conformément au point 5 du présent contrat. Tout code d’activation doit donc rester confidentiel et ne peut être diffusé, partagé, communiqué, ni même transféré à des tiers, avec ou sans les licences correspondantes, par quelque moyen que ce soit. Dès lors, l’utilisateur assume seul la responsabilité de l’usage qui est fait de BEDESK EXPRESS par le biais des codes d’activation liés à son compte client. Tout acte d’utilisation est en effet identifié en lien avec un code d’activation et sera réputé imputable à l’utilisateur dont le compte client est lié au code d’activation concerné. De plus, l'utilisateur supporte l’entière responsabilité de l'état et du maintien de sa (ou ses) licence(s) et code(s) d'activation. BEDESK, ses distributeurs et ses sous-traitants ne sont aucunement tenus de restituer, d'échanger, de rembourser ou de remplacer les codes d’activation rendus impropres à l'utilisation et cela pour quelque raison que ce soit.

8. Il existe plusieurs types de licences, et par conséquent, plusieurs types de codes d'activation qui reflètent les différents types d'installations autorisées ainsi que les fins auxquelles le logiciel pourrait être utilisé. Chaque type de licence régit un certain nombre de fonctionnalités, l'accès à un type de données particulier ainsi qu’à des SERVICES EN LIGNE spécifiques. De plus, chaque type de licence est soumis à des restrictions et limitations qui lui sont propres. Un descriptif des caractéristiques de chaque type de licence est fourni sur le site https://www.bedesk-express.com. L’utilisateur en est informé avant tout achat.

9. En aucun cas, un type de licence particulier ne donne le droit d'utiliser (explicitement ou implicitement) des fonctionnalités ou d'accéder à des données ou des SERVICES EN LIGNE régis par un autre type de licence. L'utilisateur peut cependant acquérir plusieurs licences (et recevoir les codes d'activation y correspondant) de types différents pour pouvoir utiliser les fonctionnalités de BEDESK-EXPRESS et les SERVICES EN LIGNE qui correspondent à ses besoins propres.

10. Chaque code d'activation est unique et ne peut être lié qu'à une seule licence dont l’usage est strictement limité à un seul accès entre une seule session d’utilisation de BEDESK-EXPRESS et une seule base de données. A cette fin, on définit les termes suivants :

1. Une « session » est un compte créé et géré par le système d'exploitation de l’ordinateur ou tout autre logiciel pour permettre à un utilisateur de se connecter, via un ordinateur ou un poste de travail virtuel, et d'utiliser BEDESK-EXPRESS et, le cas échéant, des SERVICES EN LIGNE. Plusieurs sessions différentes peuvent être créées et cohabiter sur le même ordinateur.

2. Une « base de données » est un ensemble de données regroupées et mises en relation par BEDESK-EXPRESS au niveau du compte client. BEDESK-EXPRESS peut stocker et permettre l'utilisation de plusieurs bases de données sur le même ordinateur. Toutefois, une base de données ne peut être consultée et utilisée qu’à partir d’un seul et unique compte client.

3. Un « accès » relie une session à une base de données. Lorsque l’utilisateur utilise BEDESK-EXPRESS sur un ordinateur, il utilise au minimum un accès entre une session et une base de données.

4. Une « utilisation monoposte » désigne le fait que BEDESK-EXPRESS soit utilisé sur un seul ordinateur, à l’aide d’une seule session, pour accéder à une base de données.

5. Une « utilisation multiposte » désigne le fait que BEDESK-EXPRESS soit utilisé sur plusieurs ordinateurs à l’aide de plusieurs sessions (généralement une par ordinateur) pour accéder à une même base de données.

6. L’ « activation » est le processus par lequel, pour utiliser BEDESK-EXPRESS et accéder aux données et aux services associés, l’utilisateur s’enregistre et active ses licences par rapport à une ou plusieurs sessions. L’activation repose sur un lien unique entre une base de données et une session. Un code d’activation unique et distinct est fourni pour chaque accès. Un même compte client peut donc être lié à plusieurs accès (sessions et/ou bases de données différentes) et donc plusieurs codes d’activation.

11. Dans le cas où l’utilisation de BEDESK-EXPRESS nécessite plusieurs sessions ou plusieurs bases de données, l’utilisateur doit acquérir le nombre de licences correspondant au nombre d’accès dont il a besoin, étant entendu qu’une licence n’offre l’accès qu’entre une seule session et une seule base de données. En outre, une licence ne peut, en aucun cas, être échangée ni cédée entre sessions ou bases de données.

12. L’utilisateur procède à l’activation de BEDESK-EXPRESS en introduisant l’adresse e-mail de son compte client ainsi que le ou les codes d'activation qu'il aura acquis et utilisés conformément aux conditions du présent contrat, faute de quoi BEDESK-EXPRESS limitera l'accès aux données, aux fonctionnalités disponibles ou cessera de fonctionner. En outre, tous les codes d’activation utilisés au cours d’une même activation doivent obligatoirement être attachés au même compte client. Il n’est pas permis d’utiliser des codes d’activation attachés à des comptes client différents.

13. Lors de l’activation, une signature électronique est enregistrée de telle sorte que le ou les codes d’activation utilisés pour cette activation ne puissent pas être réutilisés pour réaliser une autre activation ultérieure. Toute tentative d’utilisation frauduleuse d’un code d’activation pourra donner lieu à la résolution du contrat, sans recours judiciaire préalable, ni préavis ni indemnité pour l’utilisateur.

14. BEDESK-EXPRESS comporte un dispositif technique de protection automatique destiné à assurer l'application des conditions d'utilisation du présent contrat. En cas, de non-respect de l'un des termes des conditions qui régissent l'utilisation de BEDESK-EXPRESS ou l'accès aux données gérées ou maintenues par celui-ci, ce système de protection peut restreindre ou bloquer l'utilisation et / ou l'accès aux données traitées par BEDESK-EXPRESS. La mise en fonction de ce système de protection est indissociable de l'utilisation de BEDESK-EXPRESS. L'utilisateur accepte la mise en service de ce système de protection au même titre que l'utilisation de BEDESK-EXPRESS et assume l'entière responsabilité d'éventuels désagréments dus à une utilisation non conforme et / ou aux restrictions et / ou aux blocages qui pourraient en résulter. BEDESK, l'auteur, ses distributeurs et ses sous-traitants ne sont nullement tenus de fournir une assistance ou de restituer, d'échanger, de rembourser ou de remplacer les codes d'activation d'un utilisateur pour lequel le système de protection de BEDESK-EXPRESS a appliqué des restrictions ou a invalidé la (les) licences(s).

15. Nonobstant l'intégralité des dispositions du présent contrat, l'utilisateur qui subit un problème technique, qui change d'ordinateur ou de système d'exploitation peut libérer son (ses) code(s) d’activation pour pouvoir les utiliser à nouveau pour réaliser une nouvelle activation à condition de conserver la même base de données et l’intégralité de son contenu. Cette nouvelle activation ne pourra donc s’appliquer qu’à une nouvelle session, mais pas à une autre base de données que celle ayant déjà fait l’objet de l’activation initiale. Cette fonctionnalité est disponible sur la page d’administration du compte de l’utilisateur sur le site https://www.bedesk-express.com ou via l’assistance technique exclusive dont il est question au point 33 ci-après. L'utilisateur qui demande la prestation d'un tel service, ou qui entreprend de le réaliser lui-même, ne déroge à aucune condition du présent contrat. Le service pourra être refusé de plein droit et sans indemnité ni remboursement en cas de manquement volontaire ou involontaire de l’utilisateur à l’une des conditions du présent contrat. En outre, le nombre de libérations successives que l’utilisateur peut effectuer lui-même via sa page d’administration en ligne est limité. S’il a besoin d’un plus grand nombre de « libérations », il peut en faire la demande via le portail du support technique. Dans tous les cas, l'utilisateur assume l'entièreté du risque lié à l’utilisation du service de libération.

16. BEDESK-EXPRESS est distribué de manière à permettre à l'utilisateur de tester BEDESK-EXPRESS et de s'assurer qu'il correspond à ses besoins (« l'évaluation ») avant d'acquérir une quelconque licence. BEDESK-EXPRESS peut donc être distribué gratuitement dans sa forme originale, non modifiée. Il est permis d'inclure librement les fichiers d'installation de BEDESK-EXPRESS dans un CD-ROM ou tout autre média à condition de ne pas faire payer les utilisateurs finaux pour BEDESK-EXPRESS et à condition d'envoyer une demande décrivant comment et quand la distribution est prévue à info@bedesk.be. Il n'est cependant pas permis de reconditionner BEDESK-EXPRESS ou un quelconque fichier inclus dans son processus d'installation d'origine.

17. L'évaluation de BEDESK-EXPRESS par l'utilisateur ne constitue nullement une obligation pour BEDESK, l'auteur ni pour un quelconque de ses partenaires (distributeurs, sous-traitants et autres partenaires). En outre, l’évaluation n’offre qu’une utilisation limitée et dégradée de BEDESK-EXPRESS conformément aux modalités suivantes :

1. Certaines fonctions de BEDESK-EXPRESS, telle que la possibilité de remplacer les coordonnées d’un client sur un document ou l’extraction de certains états et rapports peuvent être et rester totalement inaccessibles durant toute l’évaluation.

2. L’assistance technique ainsi que les SERVICES EN LIGNE en tant que tels ne sont pas disponibles durant l’évaluation.

3. Le nombre maximum de documents est fixé à dix (10) et ce, quel que soit le type de document concerné. Lorsque ce nombre de documents est atteint, BEDESK-EXPRESS est automatiquement basculé en version dégradée, dont les fonctionnalités sont limitées à la consultation des données, à l’exclusion de l’ajout, la suppression, ou la modification des données de l’utilisateur. Cette limitation s’applique même si la durée de l’évaluation est inférieure à celle mentionnée dans le point si après.

4. L’évaluation ne peut excéder trente (30) jours à partir de la toute première utilisation de BEDESK-EXPRESS. Au-delà de cette période, BEDESK-EXPRESS est automatiquement basculé en version dégradée, dont les fonctionnalités sont limitées à la consultation des données, à l’exclusion de l’ajout, la suppression, ou la modification des données de l’utilisateur. Cette limitation s’applique même si le nombre maximum de documents mentionné au point précédent n’est pas atteint.

5. Pour continuer d'utiliser BEDESK-EXPRESS en dehors des limites imposées par l’évaluation, l'utilisateur devra acquérir une (ou plusieurs) licence(s) conforme(s) aux conditions du présent contrat et valider les codes d’activation y correspondant via l’interface ad hoc de BEDESK-EXPRESS.

6. L’évaluation du logiciel et/ou son usage en mode dégradé ne sont assortis d’aucune attestation ni certification. Pour pouvoir demander et obtenir une telle attestation ou certification, l'utilisateur devra acquérir une (ou plusieurs) licence(s) conforme(s) aux conditions du présent contrat et valider les codes d’activation y correspondant via l’interface ad hoc de BEDESK-EXPRESS.

18. Les licences sont octroyées pour une durée déterminée, minimale et incompressible d’un an. BEDESK pourra toutefois mettre un terme aux droits de l'utilisateur découlant de ce contrat, sans notification préalable ni recours judiciaire, si l'une quelconque des modalités du présent contrat n'est pas respectée par l’utilisateur. Par contre, étant donné la nature des services fournis et les aspects techniques mis en œuvre, la rupture du contrat de licence aux torts de l’utilisateur ou la renonciation de l’utilisateur à son droit d’utilisation préalablement à la durée de la licence, éventuellement prolongée, n’entraine aucun remboursement et aucune compensation pour l’utilisateur.

19. Sous réserve du respect du présent contrat et du paiement de tous les droits applicables au logiciel et / ou à son utilisation, l'utilisateur peut souscrire à une (ou plusieurs) licence(s) distincte(s) auprès de BEDESK ou auprès d'un de ses distributeurs. L’acquisition d’une licence ne constitue pas une vente de BEDESK-EXPRESS ou d'une partie de BEDESK-EXPRESS et ne donne aucun droit de propriété sur BEDESK-EXPRESS. De même une licence ne confère aucun droit (même d'accès) sur les sources de BEDESK-EXPRESS qui demeurent en tout cas propriété exclusive de l'auteur.

20. La validité et les droits d’accès liés au code d’activation sont déterminés en fonction de la portée et des limites de la licence. L’utilisateur peut consulter la page d’administration de son Compte Client sur le site https://www.bedesk-express.com pour connaître la durée et la date d’échéance de sa (ses) licence(s).

21. Trente (30) jours avant la fin de la période contractuelle en cours, BEDESK rappelle à l’utilisateur l’échéance prochaine de son contrat de licence. Ce rappel est habituellement fourni au travers de notifications de BEDESK-EXPRESS ou par e-mails que l’utilisateur accepte de recevoir jusqu’au terme de l’échéance. BEDESK n’a toutefois aucune obligation contractuelle de rappeler l’échéance ou la fin imminente d’un contrat de licence à l’utilisateur.

22. Avant la fin de la période contractuelle, l’utilisateur peut prolonger à tous moments sa (ses) licence(s) pour une période d’un an ou plus s’il le souhaite, ce qui prolonge la présente convention à due concurrence, selon les mêmes conditions contractuelles. Pour cela, il suffit à l’utilisateur d’utiliser la page d’administration en ligne mise à sa disposition sur le site https://www.bedesk-express.com. Sur cette page, l’utilisateur peut consulter, gérer et prolonger lui-même sa (ses) licence(s) en cours sans qu’aucune intervention de BEDESK ne soit nécessaire.

23. Au terme de l’échéance, toute licence non prolongée pour une période minimum d’un an est considérée comme résiliée par un processus automatisé. BEDESK-EXPRESS est alors automatiquement basculé en version dégradée (correspond aux conditions de « l’évaluation » ci-avant décrites aux points 16 et 17), dont les fonctionnalités sont limitées à la consultation des données, à l’exclusion de l’ajout, la suppression, ou la modification des données de l’utilisateur. Plus aucun support ni SERVICE EN LIGNE ne sont disponibles dans ce cas. En outre, l’historique des sauvegardes effectuées avant l’échéance pourra être automatiquement effacé et les données concernées irrémédiablement perdues, sans aucune possibilité de récupération ultérieure par l’utilisateur qui désirerait ensuite réactiver sa licence. Toutefois, si l’utilisateur souhaite disposer à nouveau de l’usage complet de BEDESK-EXPRESS, il lui suffit de souscrire à une ou plusieurs nouvelles licences en fonction de ses besoins.

24. Une licence porte sur toutes les versions de BEDESK-EXPRESS. L’utilisateur s’engage toutefois à utiliser la dernière version du logiciel dès que celle-ci est disponible. Lorsqu’une nouvelle version de BEDESK-EXPRESS est disponible, l’utilisateur est libre de choisir le moment et les modalités d’installation de la mise à jour du logiciel, conformément aux dispositions des articles 35 à 42 des présentes conditions de licences. Cependant, pour bénéficier du support technique, dont il est notamment question au point 33 ci-après, ainsi que des SERVICES EN LIGNE, l’utilisation de la dernière version du logiciel est indispensable.

25. L’utilisateur ne peut réaliser qu’une seule copie du programme et/ou de son (ou ses) fichier(s) d’installation à des fins exclusives de sauvegarde, à condition que cette copie de sauvegarde reproduise impérativement les informations relatives aux droits d’auteur ou autres droits de propriété figurant sur les fichiers originaux tels qu’ils sont fournis par l’auteur.

26. Sous réserve de ce qui est indiqué au point 16 ci-avant, l'utilisateur n'est pas autorisé à prêter, à louer, à vendre, à revendre BEDESK-EXPRESS et / ou une licence ou encore d'accorder une quelconque sous-licence de ceux-ci.

27. L'utilisateur n'est pas autorisé à proposer à des tiers des services commerciaux à l'aide de BEDESK-EXPRESS. L'utilisateur ne peut utiliser aucune fonctionnalité de BEDESK-EXPRESS, ni autoriser son utilisation ou celle des SERVICES couverts par une licence qu’il a acquise, par une autre personne, au bénéfice d'une autre entité, que ce soit directement ou indirectement.

28. Dans le cadre d'une utilisation de BEDESK-EXPRESS à des fins de gestion de données appartenant à une personne morale, une entreprise ou toute autre entité tiers, ou dans le cadre de l'enseignement, BEDESK doit être contacté pour estimer les conditions et tarifications spéciales qui s'appliquent, en fonction du contexte d'utilisation.

29. A l'exception de l'hypothèse envisagée à l'article XI. 300 du Code de droit économique (et dans le strict respect de l'ensemble des conditions posées à cet article), l'utilisateur n'est pas autorisé à reconstituer ou à comprendre la logique de BEDESK-EXPRESS, à le décompiler, à le désassembler, ou à faire une « traduction inverse », à le modifier, ni à créer des produits dérivés de BEDESK-EXPRESS ou toute partie de ce dernier.

30. L'utilisateur n'est pas autorisé à copier, à traduire ou à apporter des modifications au logiciel ou une quelconque partie de celui-ci sans disposer au préalable d'un accord écrit et signé par l'auteur. Dans tous les cas, il sera requis l'obligation de reproduire tous les avis de droits d'auteur, de marque et d'identité commerciale, de secret commercial et de tout avis privatif sur toutes copies (modifiée ou non) de BEDESK-EXPRESS. Aucun des éléments précités ne pourra être masqué ou escamoté.

31. L'utilisateur est conscient qu'il est impossible d'écarter tout risque d'erreur dans un logiciel ou de perturbation dans son fonctionnement. L'utilisateur est par ailleurs bien informé du fait qu'il acquiert un logiciel standard qui n'est pas conçu pour répondre à des besoins particuliers. Par conséquent, les parties conviennent qu'en cas de découverte d'une erreur reproductible dans BEDESK-EXPRESS, l'engagement de l'auteur est strictement limité à l'obligation pour lui de déployer ses meilleurs efforts afin de tenter de résoudre cette erreur dans le cadre d'une mise à jour (ou update ) ou d'une version ultérieure de BEDESK-EXPRESS lorsque l'erreur est dénoncée moins de six mois avant la mise sur le marché d'une nouvelle version (ou upgrade). Dans ce dernier cas, l'auteur ne souscrit donc aucun engagement de correction d'erreur. L'auteur ne sera en aucun cas redevable de dommages et intérêts à ce titre. Toute responsabilité de l'auteur sera exclue pour les dommages indirects tels que perte de clientèle, désorganisation, perte de données, baisse de chiffre d'affaires, problèmes comptables, préjudice à l'image ou à la réputation… En toute hypothèse, l'auteur ne répond que de sa faute lourde et, dans ce cas, la responsabilité de l'auteur ne peut être engagée au-delà du double du prix (HTVA) des licences souscrites par l'utilisateur au cours des douze derniers mois avant le fait générateur de responsabilité. Au-delà de ces limites, l'utilisateur reconnaît et admet expressément qu'il utilise BEDESK-EXPRESS à ses propres risques et périls et que la totalité du risque relatif à la qualité, aux performances, à l'exactitude et au maniement satisfaisant repose sur l'utilisateur. Aucune information ni aucun conseil communiqué verbalement ou par écrit par BEDESK, l'auteur ou par l'un de ses représentants autorisés ne pourra constituer une garantie.

32. En aucun cas BEDESK, l'auteur, ses sous-traitants, distributeurs ou partenaires ne seront reconnus responsable de dommage corporel, ni de quelconque dommage accidentel, spécial, indirect ou accessoire, y compris de façon non limitative, les dommages dus aux pertes de bénéfices, pertes de données, interruption des affaires, la perte d'information commerciale ou toute autre perte pécuniaire résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utilisation de BEDESK-EXPRESS et / ou du (ou des) support(s) et services fournis, quelle qu'en soit la cause. De plus, l'auteur ne peut en aucun cas être responsable de tout problème survenant sur l'ordinateur utilisant BEDESK-EXPRESS, et ceci, que ledit logiciel soit ou non, directement ou indirectement lié.

33. L’utilisateur licencié peut bénéficier d'un support technique de première ligne (le «support technique»), uniquement via la plateforme web de support « BeDesk-Infinity.com », en complétant un formulaire de demande sur le site web https://www.bedesk-infinity.com. En complétant une telle demande d’assistance, l’utilisateur reçoit un numéro de ticket qui lui permet ensuite d’entrer en relation avec un technicien directement sur la plateforme https://support.bedesk-infinity.com. Ce support technique est uniquement réservé aux utilisateurs licenciés auxquels il est délivré gratuitement. Il peut fournir une assistance du type première ligne et la prestation de services raisonnables sans que cela ne constitue toutefois une obligation de résultat. Bien sûr, cela n'inclut pas le déplacement de délégués sur place, ni le dépannage, la correction ou la configuration de produits ou de logiciels qui n'émanent pas directement de BEDESK. Dans l'éventualité où une intervention nécessiterait un paiement supplémentaire, un devis personnalisé sera préalablement proposé.

34. BEDESK, l'auteur, ses sous-traitants, distributeurs et autres partenaires, n'ont aucune obligation de fournir ou de prolonger un support technique (qu'il soit gratuit et / ou moyennant paiement) d'une quelconque version de BEDESK-EXPRESS antérieure à la dernière version proposée en téléchargement gratuit sur le site https://www.bedesk-express.com.

35. Régulièrement, des mises à jour de BEDESK-EXPRESS sont mises gratuitement à la disposition des utilisateurs sur le site https://www.bedesk-express.com. Ces mises à jour apportent des corrections de défauts et des améliorations du logiciel ainsi que des SERVICES EN LIGNE.

36. Etant donné le caractère préventif et rectificatif des mises à jour gratuites de BEDESK-EXPRESS, l’utilisateur s’engage à appliquer toutes nouvelles mises à jour disponibles aussi rapidement que possible. Pour bénéficier du support technique dont il est question dans le point 33, ainsi que des SERVICES EN LIGNE, l’utilisateur doit utiliser la dernière version du logiciel BEDESK-EXPRESS, celle-ci incluant notamment les derniers correctifs disponibles.

37. Une mise à jour peut être réalisée automatiquement ou manuellement. Cependant, elle est toujours réalisée sous la supervision et la responsabilité de l'utilisateur. BEDESK-EXPRESS dispose d'un système qui permet d’automatiser la mise à jour de ses fichiers, mais jamais à l’insu de l’utilisateur. Lorsqu’une mise à jour est disponible, BEDESK-EXPRESS en informe l’utilisateur à l’aide d’une notification qui s’affiche à l’écran. Il lui propose alors de l’appliquer immédiatement. L’utilisateur doit marquer son accord en cliquant sur « Oui » pour que la mise à jour puisse être réalisée. Si l’utilisateur ne souhaite pas que la mise à jour proposée soit appliquée immédiatement, il lui suffit de répondre par la négative en cliquant sur « Non ». Dans ce cas, la mise à jour n’est pas appliquée immédiatement et la version installée de BEDESK-EXPRESS reste inchangée. Toutefois, tant qu’une mise à jour disponible n’est pas appliquée, celle-ci reste en attente d’application. Elle sera à nouveau proposée ultérieurement jusqu’à ce que l’utilisateur accepte son application.

38. Les mises à jour sont uniquement mises à la disposition de l'utilisateur par voie de téléchargements gratuits. L'utilisateur est libre de choisir un moment approprié pour procéder aux mises à jour. L’utilisateur est toutefois informé que le support technique exclusif ainsi que les SERVICES EN LIGNE sont fondés sur les caractéristiques et spécifications de la dernière version du logiciel disponible. Il revient donc à l’utilisateur d’appliquer promptement toutes les mises à jour de BEDESK-EXPRESS pour en bénéficier.

39. Si l'utilisateur procède à une mise à jour, celui-ci reconnaît assumer l'entière responsabilité des désagréments éventuels qui pourrait en résulter. Il accepte également que son contrat de licence(s) antérieur puisse être révisé, rendu caduque, remplacé ou même révoqué, sans le moindre préavis. Pour procéder à une mise à jour, l'utilisateur doit obligatoirement accepter les modalités du nouveau contrat qui régit l'utilisation de la version de BEDESK-EXPRESS vers lequel l'utilisateur souhaite porter son installation. Cela implique notamment l'obligation pour l'utilisateur d'accepter de nouvelles clauses et restrictions liées à l'utilisation de la nouvelle version de BEDESK-EXPRESS avec, éventuellement, l'obligation du paiement de tous les droits applicables au nouveau contrat. En acceptant, les clauses de son nouveau contrat, l'utilisateur accepte également la révocation et le remplacement intégral des modalités de son précédent contrat. L'utilisateur est invité à lire attentivement tous les termes et conditions du contrat avant de marquer éventuellement son accord en cliquant sur le bouton « J'accepte » ou « J'accepte les conditions ». Si l'utilisateur ne marque pas son accord pour le nouveau contrat d'utilisation, la mise à jour, n'est pas effectuée et la version installée de BEDESK-EXPRESS de l'utilisateur reste inchangée.

40. Le programme et / ou les fichiers d'installation et de mises à jour de BEDESK-EXPRESS restent disponibles en téléchargement gratuit sur le (ou les) sites web de BEDESK, jusqu'à la parution d'une nouvelle version. BEDESK, l'auteur, ses sous-traitants, distributeurs et autres partenaires, n'ont aucune obligation de fournir ou de prolonger gratuitement le support technique, les SERVICES EN LIGNE et les mises à jour d'une quelconque version antérieure de BEDESK-EXPRESS.

41. Ni BEDESK ni l'auteur ne sont soumis à aucune obligation d'amélioration et/ou de correction de BEDESK-EXPRESS. Toutefois, des suggestions pourront être envoyées à l'auteur via le support technique. L’auteur pourra, s'il le souhaite, ajouter les fonctionnalités demandées ou apporter les corrections souhaitées à une nouvelle version révisée de BEDESK-EXPRESS. Cette nouvelle version révisée de BEDESK-EXPRESS pourra alors être rendue disponible au moyen d'une mise à jour.

42. BEDESK-EXPRESS est capable de reconnaître la présence sur l'ordinateur d'une installation préexistante d'une version antérieure. Toutefois, la rétrocompatibilité peut être limitée par divers facteurs, comme par exemple la présence de fichiers endommagés. Dans tous les cas, seules sont prises en compte les versions de BEDESK-EXPRESS dont le numéro de version est supérieur ou égale à 180000250 (c.-à-d. au logiciel «BeDesk Express version 18.0.250»). Conformément au point 40 du présent contrat, aucune obligation de gratuité, de prolongement ou de reconduction des droits octroyés pour l'utilisation d'un ancien produit logiciel ne sont applicables dans le cadre d'une mise à jour. L'utilisateur accepte donc l'intégralité du présent contrat y compris toutes ses conditions particulières sans exception.

43. Conditions particulières à la sauvegarde et à la restauration des bases de données

1. BEDESK-EXPRESS offre gratuitement à l’utilisateur licencié une fonction de création automatique d’un (ou plusieurs) fichier(s) de sauvegarde de sécurité à distance sur l’infrastructure sécurisée de BEDESK (« sauvegarde à distance »). Les sauvegardes à distance sont envoyées directement par le logiciel BEDESK-EXPRESS sur les serveurs de BEDESK au travers d’une connexion Internet sécurisée.

2. Une sauvegarde à distance contient une copie compressée et codée des fichiers de la base de données BEDESK-EXPRESS telle qu’enregistrée sur le poste de travail de l’utilisateur. Une nouvelle sauvegarde à distance est automatiquement réalisée au moment où l’utilisateur ferme son logiciel BEDESK-EXPRESS.

3. L'utilisateur reconnaît que les fonctionnalités de sauvegarde et de restauration de BEDESK-EXPRESS sont fournies « comme telles » et sans aucune garantie quant à une adéquation à des besoins spécifiques propres à l’utilisateur, ainsi qu’il est rappelé aux points 31 et 32 du présent contrat.

4. Conformément aux exigences légales, BEDESK-EXPRESS n’offre pas de système de sauvegarde qui permettrait de revenir en arrière dans l’historique de la gestion ou de supprimer les dernières saisies.

5. La fréquence et les modalités de sauvegarde à distance sont définies par BEDESK et dépendent, notamment de l’utilisation de la bande passante et de l’espace de stockage disponibles. Le moment de la sauvegarde est donc défini par BEDESK-EXPRESS, en fonction des contraintes techniques d’utilisation des ressources de BEDESK, et ne peut donc être choisi ou modifié par l’utilisateur.

6. Parallèlement au système de sauvegarde à distance, le logiciel BEDESK-EXPRESS se connecte à un service de réplication hébergé également sur l’infrastructure sécurisée de BEDESK (« service de réplication »). Ce service nécessite une connexion Internet permanente tout au long de l’utilisation de BEDESK-EXPRESS. Les échanges de données avec ce service sont également réalisés au travers d’une connexion sécurisée et cryptée. Bien qu’il ne s’agît pas d’un service de sauvegarde des données, il remplit toutefois les fonctions suivantes :

a) Journaliser les opérations réalisées entre chaque sauvegarde à distance consécutive de manière à pouvoir reconstituer l’intégralité des données ainsi que les saisies les plus récentes même dans le cas où la dernière sauvegarde à distance ne pourrait se faire ;

b) Conformément aux exigences légales, assurer le contrôle de l’intégrité des données de gestion de manière à prévenir de toute altération, perte ou falsification ;

c) Permettre l’utilisation multipostes, éventuellement simultanée, de BEDESK-EXPRESS en assurant la répercussion chronologique des opérations réalisées sur chaque poste participant.

7. BEDESK conserve un historique des sauvegardes à distance de manière à pouvoir revenir à une version antérieure des fichiers dans le cas où une sauvegarde distante plus récente contiendrait des fichiers corrompus, sous réserve qu’une sauvegarde desdites données dans une version non corrompue ait pu être réalisée à temps et qu’il soit possible de reconstituer les éventuelles données manquantes à l’aide du service de réplication. La durée minimale de conservation des fichiers de sauvegarde à distance ainsi que des journaux du service de réplication correspond généralement à la durée du contrat de licence. Toutefois, la durée de conservation maximale de ces données est fixée à la seule discrétion de BEDESK et en conformité avec ses obligations légales. Lorsque la licence prend fin, BEDESK se réserve le droit de supprimer toutes sauvegardes à distance ainsi que les journaux du service de réplication dès l’expiration du contrat, et ce d’une manière irrémédiable à n’importe quel moment. La suppression des données de sauvegarde hébergées sur l’infrastructure de BEDESK ne supprime pas les données enregistrées sur l’ordinateur de l’utilisateur. L’utilisateur peut donc continuer de les consulter. Il doit cependant s’assurer de leur conservation par ses propres moyens.

8. En aucun cas les données conservées sur les serveurs de BEDESK au titre de sauvegardes à distance ou de journaux de réplication ne seront transmises à des tiers. BEDESK se réserve toutefois le droit d’accéder aux statistiques et caractéristiques des fichiers, après anonymisation de ces données, dans un but technique d’évaluation et d’amélioration de ses services.

9. Par ailleurs, BEDESK n’est pas responsable du contenu des données enregistrées par BEDESK-EXPRESS sur le poste de travail de l’utilisateur et envoyé sur les serveurs BEDESK à titre de sauvegarde de sécurité.

10. En aucune manière, BEDESK n’exerce de contrôle ou ne procède à une sélection sur les contenus des données hébergées sur les serveurs BEDESK suite à la sauvegarde de sécurité à distance. BEDESK ne peut donc être tenue responsable d’une quelconque atteinte portée aux droits d’un tiers du fait d’un contenu hébergé pour compte de l’utilisateur à titre de sauvegarde. BEDESK se réserve toutefois le droit d’exercer un tel contrôle voire une suspension, en tout ou en partie du service, s’il a connaissance d’indices d’utilisation des services enfreignant les dispositions du présent contrat, la loi ou les droits des tiers.

11. L’utilisateur garantit BEDESK contre tout recours de tiers se prévalant du non-respect de leurs droits (notamment de propriété intellectuelle) du fait des contenus hébergés, à titre de sauvegarde, pour le compte de l’utilisateur. L’utilisateur prendra en charge tous dommages et intérêts dus au tiers revendiquant (en ce compris les frais de conseils et tous frais et dépens liés à une éventuelle procédure), tous les frais liés à la défense des intérêts de BEDESK, tous frais liés au remplacement immédiat du matériel de BEDESK qui aurait fait l’objet d’une mesure de saisie ou de toute autre mesure rendant ce matériel définitivement ou temporairement inutilisable pour BEDESK, et tout dommage commercial ou autre subi par BEDESK du fait de la revendication du tiers. L’utilisateur garantit pareillement BEDESK contre tout recours de tiers dans l’hypothèse d’une réclamation fondée sur l’utilisation par l’utilisateur de copies illicites de logiciels, bases de données, systèmes d’exploitation, et/ou sur le non-respect par l’utilisateur des licences d’utilisation concernées.

12. BEDESK ne peut en aucun cas être tenue responsable d’un quelconque préjudice subi par l’utilisateur en cas de problème technique empêchant la sauvegarde à distance de ses données ou en cas de sauvegarde incomplète ou endommagée, ou en cas de problème lié à la disponibilité des connexions internet entre les infrastructures de l’utilisateur et celles de BEDESK. Il en va de même pour le service de réplication. L’utilisateur est seul responsable de tout dommage lié à la perte de ses données, dans la mesure où les fonctions « automatiques » de sauvegarde à distance et de réplication de BEDESK-EXPRESS ne doivent être envisagées que comme des outils de sécurisation complémentaires à une sécurisation assurée prioritairement par l’utilisateur. La fonctionnalité de sauvegarde à distance ne dispense donc nullement l’utilisateur d’effectuer une sauvegarde de ses données par ses propres moyens.

13. Dans l’hypothèse où BEDESK serait informée d’une activité ou d’une information illicite en lien avec les données stockées sur ses serveurs, BEDESK se réserve le droit de répondre à toute demande d’une autorité judiciaire, administrative ou autre, visant à obtenir (1) la communication des données contenues dans une sauvegarde à distance, ou (2) des informations sur les services fournis, l’identité de l’utilisateur ou l’usage des services par l’utilisateur. BEDESK n’assumera aucune responsabilité quant aux conséquences éventuelles de l’usage qui pourrait être fait par l’autorité requérante des données ou informations ainsi communiquées.

14. Les fonctionnalités de sauvegarde à distance et de réplication ne sont pas disponibles pour les utilisateurs qui utilisent BEDESK-EXPRESS en mode d’évaluation.

15. La sauvegarde à distance, ainsi que le service de réplication, sont effectués au travers d’une connexion sécurisée (dans les limites des moyens raisonnablement déployés à cet effet, compte tenu du prix des services), pour autant que la connexion le permette.

16. L'utilisateur peut restaurer les fichiers d’une base de données préalablement sauvegardée à distance en utilisant la fonction « Restaurer une base de données » de BEDESK-EXPRESS. Les fichiers restaurés seront toujours ceux qui correspondent au contenu de la dernière sauvegarde à distance en date.

17. En cas de problème, l’utilisateur peut obtenir une copie d’une sauvegarde à distance antérieure, conformément aux conditions des points 43.4 et 43.7, en adressant une demande auprès du service technique de BEDESK dont il est question au point 33. La sauvegarde sera mise à la disposition de l’utilisateur via la fonction « Restaurer une base de données » dont il est question au point 43.16. Pour cela, l’utilisateur doit disposer d’une licence valide et d’un compte client actif.

18. L'utilisateur n'est pas autorisé à consulter, à modifier ou à déplacer les fichiers d’une base de données, que cela soit en entrant dans la « mécanique » du logiciel ou en utilisant un autre moyen d'accès aux fichiers que celui directement proposé par le logiciel BEDESK-EXPRESS lui-même. BEDESK-EXPRESS comporte un dispositif qui empêche le rétablissement de l’historique de gestion dans un état antérieur ainsi que la suppression de données par écrasement des fichiers.

44. Conditions techniques supplémentaires requises :

1. L'utilisateur est informé que BEDESK-EXPRESS nécessite une connexion à Internet adaptée pour accéder aux SERVICES EN LIGNE, à son authentification et à d'autres fonctionnalités qui nécessitent absolument une connexion Internet (« les caractéristiques en ligne »). Une connexion Internet est donc requise tout au long de l’utilisation de BEDESK-EXPRESS. Cette connexion doit en outre être suffisamment stable et rapide pour permettre l’utilisation de BEDESK-EXPRESS.

2. Le logiciel BEDESK-EXPRESS vérifie périodiquement la validité des codes d'activation utilisés en se connectant aux serveurs d’activations BEDESK. L'activation BEDESK-EXPRESS ainsi que son utilisation sont impossibles si, pour une raison quelconque, BEDESK-EXPRESS ne peut se connecter aux serveurs d'activations. Si BEDESK-EXPRESS ne peut pas se connecter, il bascule automatiquement dans le mode d'évaluation limité jusqu'à ce que la licence puisse à nouveau être vérifiée.

3. Les frais éventuels qui peuvent découler de la nécessité de disposer et de maintenir une connexion Internet adaptée pour l'utilisation de BEDESK-EXPRESS sont exclusivement à la charge de l'utilisateur.

4. Du fait des caractéristiques et limites de l'Internet, que l'utilisateur déclare parfaitement connaître, l'auteur, ses sous-traitants, distributeurs ou partenaires ne pourront voir leur responsabilité engagée pour, notamment : (1) toutes difficultés d'accès aux SERVICES EN LIGNE et/ou de l’utilisation de BEDESK-EXPRESS suite à la défaillance ou à la saturation du réseau, (2) ou tous dommages que pourraient subir les équipements ou logiciels connectés, ceux-ci étant sous l'entière responsabilité de l'utilisateur, (3) ou encore toutes situations de force majeure.

5. De son côté, BEDESK s'engage à mettre en œuvre tous moyens raisonnables pour assurer la permanence, la continuité et la qualité des services liés à l’utilisation de BEDESK-EXPRESS. Sous réserve cependant de disposer de la faculté de suspendre exceptionnellement et brièvement l'accessibilité aux serveurs pour d'éventuelles interventions de maintenance ou d'amélioration afin d'assurer le bon fonctionnement de ses services.

6. Puisque BEDESK-EXPRESS bénéficie de mises à jour régulières, et gratuites, destinées à la résolution de problèmes et à l’adaptation de logiciel par rapport aux caractéristiques de l’infrastructure BEDESK, l'utilisateur est informé que BEDESK se réserve le droit de limiter l’accès aux SERVICES EN LIGNE ainsi qu’à BEDESK-EXPRESS si la version du logiciel utilisé n’est pas à jour. L’utilisateur s’engage à effectuer toutes les mises à jour proposées pour ne pas générer ni subir de désagréments lors de l’utilisation de BEDESK-EXPRESS.

7. L'utilisateur est aussi informé des caractéristiques et spécifications techniques requises du matériel, des composants logiciels ainsi que des versions supportées du système d'exploitation de l'ordinateur pour pouvoir utiliser BEDESK-EXPRESS, l'auteur, ses sous-traitants, distributeurs ou partenaires ne pourront donc pas voir leur responsabilité engagée pour toute difficulté ou défaillance constatée, voir même l'impossibilité d'utiliser BEDESK-EXPRESS, si l'une des caractéristiques ou spécifications techniques requises n'est pas satisfaite.

8. L’utilisateur est informé que le fonctionnement de BEDESK-EXPRESS est également dépendant de logiciels et de composants logiciels tiers édités par leurs éditeurs respectifs. C’est notamment le cas de l’environnement d’exécution des programmes Java, des pilotes de carte graphique et d’imprimante nécessaires pour pouvoir utiliser BEDESK-EXPRESS. En outre, des logiciels tels qu’un pare-feu ou un antivirus peuvent aussi entraver en tout ou en partie le fonctionnement de BEDESK-EXPRESS pouvant aller même jusqu’à rendre celui-ci inutilisable. BEDESK ne peut en aucun cas fournir d’assistance technique, un mode d’emploi, ni de modifications ou correctifs de ses logiciels et composants tiers. Il revient à chaque éditeur de fournir l’assistance technique et d’améliorer ou de corriger ses logiciels respectifs et ce même si ceux-ci sont indispensables pour utiliser en finalité BEDESK-EXPRESS. De son coté, BEDESK s’engage à fournir les meilleurs efforts pour assurer la stabilité et la disponibilité de BEDESK-EXPRESS pour autant que cela dépende des composants logiciels conçus et édités directement par BEDESK.

45. BEDESK-EXPRESS est protégé par les lois sur le droit d'auteur international et par d'autres lois sur la propriété intellectuelle et clauses de traités internationaux. Tout acte de l'utilisateur non couvert par les droits d'utilisation régis par le présent contrat serait donc contrefacteur et justifierait des poursuites de la part de l'auteur ou, le cas échéant, de ses donneurs de licence tiers.

46. L'utilisateur reconnaît que tous les droits relatifs au logiciel (en tant qu'œuvre indépendante et / ou œuvre servant de base à toutes œuvres dérivées) y compris toutes les œuvres basées sur tout ou partie de BEDESK-EXPRESS, ainsi que la documentation qui l'accompagne, sont la propriété exclusive de l'auteur, y compris les droits d'auteur, de marque, de nom commercial et autre droit de propriété intellectuelle. L'utilisateur d'une application ou de macros-applications dérivées de BEDESK-EXPRESS nécessite d'être titulaire d'une licence de ce dernier.

47. Ce contrat constitue l'intégralité des engagements des parties quant à l'utilisation de BEDESK-EXPRESS, et remplace toutes les propositions ou accords antérieurs ou actuels, écrits ou verbaux, à ce sujet.

48. Aucun document, projet, courrier, ou document de quelque nature que ce soit ne pourra être invoqué afin de tenter d’en inférer l’existence d’un engagement différent ou complémentaire de ceux souscrits au titre des présentes.

49. Aucun amendement ni aucune modification de ce contrat ne prendront effet à moins d'être stipulés par écrit et signés par un représentant dûment agréé de l'auteur.

50. Aucun acte, comportement, tolérance ou omission de la part de BEDESK ne pourra être interprété comme une renonciation, même partielle, de sa part à l’exécution stricte et intégrale des dispositions des présentes dispositions.

51. Le non-respect de l'une quelconque des modalités du présent contrat entraîne la résolution de cet (ou des) accord(s) de licence(s) octroyé(s) ainsi que du (ou des) codes(s) d'activation lié(s) et fera l'objet d'un dépôt de plainte. Les contrevenants s'exposent à de sévères sanctions civiles et / ou pénales et seront poursuivis jusqu'aux peines maximales prévues par la loi.

52. Le présent contrat est régi exclusivement par le droit belge. En cas de litige, seuls les tribunaux de Liège sont compétents.

53. En cas d’invalidation, d’inopposabilité ou de nullité partielle ou totale de l’une ou l’autre des clauses du présent contrat, les parties s’engagent à négocier de bonne foi une convention comportant des modalités permettant de produire un effet économique équivalent à celui de la disposition en cause. Les parties conviennent en outre et en tout cas que les autres dispositions des présentes n’en sont nullement affectées et demeurent dès lors toujours pleinement en vigueur.

 

 

B. Police vie privée liée à l'utilisation du logiciel

Dans le cadre de l’utilisation du logiciel BEDESK, l’utilisateur sera amené à communiquer à BEDESK certaines données à caractère personnel le concernant ou concernant ses clients. L’ensemble des données transmises à BEDESK sont traitées conformément à la législation en vigueur.

I. Concernant les données de clients transmises par l’utilisateur à BEDESK

En utilisant le logiciel BEDESK-EXPRESS, l’utilisateur accepte que l’ensemble des données encodées dans le logiciel BEDESK-EXPRESS soient sous-traitées par BEDESK, au nom et pour le compte de l’utilisateur, conformément à la législation en vigueur et à la présente Police de Vie Privée.

L’utilisateur reste libre de contracter ou non avec BEDESK. En contractant avec BEDESK, l’utilisateur décide lui-même que les données à caractère personnel de ses clients soient traitées pour les finalités offertes par les fonctions du logiciel BEDESK-EXPRESS dans la limite de ses conditions d’utilisation. BEDESK ne traite les données à caractère personnel des clients de l’utilisateur qui lui sont transmises uniquement aux fins d’exécuter correctement les services choisis par l’utilisateur en connaissance des conditions d’utilisation de ces services.

L’utilisateur doit dès lors être considéré comme le responsable du traitement des données à caractère personnel de ses clients et BEDESK comme le sous-traitant.

L’inexécution d’une obligation incombant à l’utilisateur en raison de sa position de responsable de traitement en ce qui concerne les données à caractère personnel de ses clients ne peut en aucun cas être reportée sur BEDESK dès lors que BEDESK est en conformité avec ses obligations légales y relatives. Á ce titre, BEDESK n’assume aucune obligation incombant à l’utilisateur au regard des données qu’il sous-traite et s’engage uniquement au respect des dispositions prévues ci-après.

a. Obligations de BEDESK

1. BEDESK traite les données à caractère personnel de manière correcte, soigneuse et en conformité avec toutes les lois applicables en matière de protection des données.

2. BEDESK se conformera à toutes les instructions écrites raisonnables qui lui sont fournies par l’utilisateur en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel. BEDESK avisera immédiatement le responsable du traitement si, à son estime, une des instructions de ce dernier est en conflit avec la loi belge applicable ou avec le RGPD.

3. BEDESK garantit que lui-même ainsi que toute personne agissant sous son autorité, ne traitera des données à caractère personnel que sur instruction documentée de l’utilisateur, conformément aux instructions du responsable du traitement et dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution des obligations contractuelles le liant à l’utilisateur, y compris en ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, à ​​moins que la législation de l'Union ou de l'État membre à laquelle BEDESK est soumis ne le requière. Dans ce cas, BEDESK informera l’utilisateur de cette obligation juridique avant le traitement, à moins que le droit concerné ne lui interdise de communiquer ces informations pour des motifs importants d'intérêt public. BEDESK avisera immédiatement l’utilisateur si, à son estime, une des instructions de ce dernier est en conflit avec la loi belge applicable ou avec le RGPD.

4. BEDESK traite uniquement les données à caractère personnel qui lui sont transmises par l’utilisateur aux fins d’exécuter correctement ses obligations légales et les obligations contractuelles qui le lient à l’utilisateur. Ces obligations comprennent notamment :

- La transmission des données sur des serveurs appartenant à ou sous le contrôle de BEDESK ;

- L’hébergement des données sur les serveurs appartenant à ou sous le contrôle de BEDESK ;

- La copie de ces données sur des serveurs de réplication appartenant à ou sous le contrôle de BEDESK ;

- L’accès à ces données pour des raisons de support ou de maintenance ;

- La communication des données hébergées ou de données d’identification des utilisateurs à la demande des autorités judiciaires ou administrative ;

5. Aux fins d’exécuter correctement les services choisis par l’utilisateur, les données à caractère personnel pouvant être transmises à BEDESK sont :

- Des données d’identification personnelles ;

- Des données d'identification électroniques ;

- Ainsi que les données nécessaires à l’exécution du contrat.

6. Aux fins de se conformer aux obligations fiscales et comptable incombant à l’utilisateur, les données à caractère personnel transmises à BEDESK sont conservées pendant toute la durée du contrat conclu avec BEDESK et pour une période de 6 ans à dater de la dernière session active de l’utilisateur et ce, malgré la suppression du compte client de l’utilisateur, la fin ou encore la rupture des relations contractuelles entre l’utilisateur et BEDESK, pour quelle que raison que ce soit. L’utilisateur reconnait que la conservation des données transmises au-delà de cette durée dépend de son propre fait et non de celui de BEDESK.

7. BEDESK s’engage à ne traiter les données à caractère personnel qui lui sont transmises que pour les finalités mentionnées ci-dessus. En aucun cas BEDESK ne traitera ces données à caractère personnel au-delà de ce qui est nécessaire à l’exécution des obligations imposées par la convention qui le lie à l’utilisateur.

8. Si l’utilisateur opte pour la restitution des données, il devra défrayer BEDESK de celle-ci. Si l’utilisateur ne prend pas position sur le sort des données dans le mois de l’envoi d’une mise en demeure, BEDESK sera autorisé à détruire les données.

9. BEDESK ne divulguera des données à caractère personnel directement ou indirectement à aucune personne, société ou entité gouvernementale. Si une telle divulgation est nécessaire au bon traitement des données à caractère personnel, celle-ci ne peut avoir lieu qu'après autorisation écrite préalable de l’utilisateur et uniquement dans le cadre d'une obligation de confidentialité. BEDESK peut, s’il en informe préalablement l’utilisateur, communiquer des données à caractère personnel conformément à une injonction émise par un tribunal ou un organisme gouvernemental compétent.

10. Les autres activités de traitement ne seront exécutées que si l’utilisateur est expressément invité à le faire par l’utilisateur ou en vue de se conformer à une obligation légale, après en avoir informé l’utilisateur et en agissant sous sa responsabilité.

11. BEDESK ne traitera en aucun cas les données personnelles pour la réalisation de ses propres finalités.

12. BEDESK traite les données à caractère personnel de manière traçable, correcte, soigneuse et en conformité avec toutes les lois applicables en matière de protection des données. BEDESK s’engage à ne pas mettre, par aucun acte ou omission, l’utilisateur en situation d’infraction par rapport aux lois applicables à la protection des données en relation avec le présent contrat de traitement de données.

13. BEDESK prend des mesures pour veiller à ce que toute personne physique agissant sous son autorité ne les traite pas en contravention aux présentes dispositions.

14. La présente sous-traitance ne comprend pas de services de consultance par BEDESK en matière de protection des données (tels qu’une évaluation de risques, une évaluation de la conformité au RGPD ou une classification de données), ni de mise à disposition de personnel pour assister l’utilisateur au cours de son trajet de mise en conformité au RGPD, notamment en endossant la fonction de Délégué à la Protection des Données(DPD) ou responsable de la sécurité des systèmes d’information ou la réalisation de campagnes de conscientisation au sein du personnel de l’utilisateur.

b. Sécurité du traitement de données

15. BEDESK s’assure que l’accès et l’intégrité des données à caractère personnel qui lui sont transmises soient garantis par des mesures de protection et des mesures organisationnelles appropriées. Ces mesures sont notamment :

- Le chiffrement, par un logiciel fiable, de l’ensemble des données à caractère personnel transmises et hébergées sur les serveurs BEDESK ;

- L’utilisation de connexions et de serveurs sécurisés ;

- La mise en place d’un service de réplication ;

- La sécurisation des accès par le biais d’un code d’activation rattaché à un compte client unique ;

- Un système de détection automatique des fraudes ou actes contraires aux conditions de licence empêchant l’accès illicite aux bases de données.

16. BEDESK garantit qu’il mettra ces mesures en œuvre tout au long de la durée du contrat le liant à l’utilisateur et pour aussi longtemps que les données à caractère personnel fournie par l’utilisateur seront en sa possession.

17. Les parties reconnaissent que les exigences en matière de sécurité évoluent continuellement et qu'une sécurité efficace exige une évaluation fréquente et une amélioration régulière des mesures de sécurité désuètes. Spontanément, BEDESK adoptera de nouvelles mesures de protection des données à caractère personnel sous-traitées s’il les estime adéquates ou aux fins de se conformer à l’évolution de la législation.

18. BEDESK informe ses employés et agents des obligations qui lui incombent en ce qui concerne les données à caractère personnel de l’utilisateur. BEDESK fait en sorte que tous les employés et agents impliqués dans le traitement des données à caractère personnel de l’utilisateur traitement soient liés par une obligation de confidentialité dans le but de garantir la confidentialité et l'intégrité des données à caractère personnel de l’utilisateur.

c. Obligations de conformité

19. À la demande de l’utilisateur, BEDESK coopère à la préparation d’une analyse d’impact sur la protection des données à caractère personnel ainsi qu’aux mises à jour régulières de cette analyse et, si nécessaire, adaptera ses mesures techniques et organisationnelles conformément aux conclusions de l’analyse et après décision en ce sens de l’utilisateur. Les coûts de cette assistance pourront être facturés à l’utilisateur.

20. À la demande de l’utilisateur, BEDESK met à sa disposition toutes les informations nécessaires à la démonstration du respect des obligations prévues par le droit belge et le RGPD.

d. Exercice des droits des personnes concernées

21. BEDESK notifiera à l’utilisateur toute plainte, demande ou avis d'une personne concernée par le traitement des données qui exercerait les droits qui lui sont conférés par la législation sur la protection des données.

22. BEDESK devra se conformer aux instructions de l’utilisateur en cas de demande ou d’avis et il ne devra pas répondre à cette demande ou avis sans instruction de celui-ci. De plus, en tant qu’hébergeur des données, BEDESK s’engage à aider l’utilisateur, dans les limites légales, à répondre aux demandes des personnes concernées concernant l’exercice de leurs droits prévus aux articles 15 à 22 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) ou à toute autre législation applicable dans le domaine du traitement des données à caractère personnel.

23. L’assistance fournie par BEDESK au profit de l’utilisateur afin de répondre aux demandes des personnes concernées comprennent notamment, et dans la mesure où l’utilisateur ne peut accéder lui-même aux demandes des personnes concernées :

- après avoir été instruit en ce sens par celui-ci, permettre aux personnes concernées d'accéder à leurs données à caractère personnel concernées par ce traitement,

- après avoir été instruit en ce sens par celui-ci, supprimer ou corriger des données à caractère personnel,

- démontrer que les données à caractère personnel ont été supprimées ou corrigées, si elles sont inexactes (ou, dans le cas où l’utilisateur est en désaccord avec le caractère incorrect des données à caractère personnel, tenir compte du fait que la personne concernée considère que ses données à caractère personnel sont incorrectes)

- ou permettre à l’utilisateur de s'acquitter de ses obligations de répondre aux demandes des personnes concernées, conformément à la LVP, au chapitre III du RGPD ou à toute autre législation applicable dans le domaine du traitement des données à caractère personnel.

24. Dans l’hypothèse où l’assistance fournie par BEDESK à l’utilisateur dans le cadre de la présente clause engendrait des coûts pour BEDESK, ceux-ci peuvent être facturés à l’utilisateur.

25. L’utilisateur se chargera toutefois de toutes les relations avec les personnes concernées.

26. Il incombera à l’utilisateur de préciser à BEDESK si un délai lui est imparti pour fournir la réponse à la personne concernée. En tout état de cause, l’utilisateur formulera sa demande d’assistance à BEDESK dès réception de la demande de la personne concernée et veillera à laisser à BEDESK un délai de minimum 25 jours pour répondre à sa demande.

27. L’utilisateur est habilité à surveiller le respect du présent contrat ou à le faire surveiller par des tiers. À cette fin, BEDESK devra, si l’utilisateur le lui demande, permettre à celui-ci de vérifier cette conformité ou de demander à un tiers de le faire à un moment convenu conjointement entre parties. BEDESK devra bénéficier d’au moins un mois de préavis avant une telle intervention de surveillance de l’utilisateur, et devra être informé de l’identité du tiers éventuel qui pratiquera cette vérification. Moyennant justification raisonnable, BEDESK pourra demander à un autre tiers d’effectuer cette mission.

28. En tout état de cause, cette surveillance se limitera strictement aux mesures nécessaires pour s’assurer que le sous-traitant respecte les dispositions de ce contrat. Cette surveillance ne pourra pas être l'occasion pour l’utilisateur d'avoir accès à des informations confidentielles de BEDESK et ce dernier devra refuser de communiquer ces informations confidentielles lorsque celles-ci ne sont pas directement liées et nécessaires aux fins de la surveillance prévue dans le cadre du présent contrat. De même, la fréquence des contrôles devra être limitée à une fois par an maximum.

29. BEDESK devra, dans une mesure raisonnable, fournir sa coopération à la surveillance. Les coûts de cette surveillance seront supportés par l’utilisateur.

30. Suite à ce contrôle et s’il est établi que BEDESK ne respecte pas le présent avenant, il se conformera, dans un délai raisonnable, aux instructions raisonnables fournies par l’utilisateur pour ajuster sa politique de sécurité.

e. Localisation du traitement

31. BEDESK traite les données personnelles fournies par l’utilisateur dans un lieu situé dans l'Union européenne. BEDESK ne devra pas traiter ou transférer les données personnelles de l’utilisateur, ni les traiter lui-même ou par le biais de tiers, en dehors de l'Union européenne, sauf autorisation préalable expresse et explicite de l’utilisateur et en exécution d’un des mécanismes de transfert de données reconnus comme notamment les clauses contractuelles types.

f. Gestion des violations de données à caractère personnel

32. En cas de violation de données à caractère personnel dans le cadre du traitement des données à caractère personnel, BEDESK aidera l’utilisateur à assurer le respect des obligations découlant de la législation belge et des articles 32 à 36 du RGPD en tenant compte de la nature du traitement et des informations dont dispose BEDESK.

33. Dès qu'une violation de la sécurité et/ou de la confidentialité dans le cadre du traitement des données à caractère personnel se produit, s'est produite ou pourrait se produire, BEDESK notifiera sans délai et au plus tard dans les 72 heures à l’utilisateur toute brèche de sécurité, tout incident ou tout autre manquement au présent contrat qui pourrait affecter la sécurité, la confidentialité ou l'intégrité des données à caractère personnel de l’utilisateur.

34. BEDESK fera ses meilleurs efforts pour remédier ou réduire aussi vite que possible aux conséquences négatives découlant d'une violation de données à caractère personnel.

35. BEDESK documentera toute fuite de données à caractère personnel, et notamment les faits relatifs à cette fuite de données à caractère personnel, toute information utile sur l'origine, la nature, l’ampleur et les conséquences de l'incident, le risque que les données aient été ou puissent être traitées illégalement, les actions correctrices qui ont été ou seront prises et toutes autres informations pertinentes. BEDESK communiquera ces informations à l’utilisateur afin que celui-ci soit en mesure de se conformer aux exigences de la législation en matière de protection des données concernant (1) l’information des autorités compétentes et des personnes concernées; (2) la mise en œuvre des remèdes nécessaires.

36. BEDESK mettra en œuvre sans délai tous les remèdes demandés par l’utilisateur ou par les autorités compétentes pour remédier à tout incident, brèche de sécurité ou toute autre non-conformité et/ou atténuer les risques associés à ces évènements. BEDESK coopérera avec l’utilisateur et observera ses instructions afin de lui permettre d'effectuer une enquête appropriée sur l'Incident, de formuler une réponse correcte et de prendre ensuite les mesures adéquates quant à cet incident.

37. L’utilisateur informera les personnes concernées et les tiers, y compris l’Autorité de Protection des Données, de toute violation de données. Il n'est pas permis à BEDESK de fournir des informations sur les violations de données aux personnes concernées ou aux tiers, sauf s’il est légalement tenu de le faire.

38. L’obligation pour une partie de faire un rapport ou répondre à une violation des données à caractère personnel n’est pas et ne sera pas interprétée comme une reconnaissance pour cette partie d’une quelconque faute ou responsabilité vis-à-vis de cet incident.

g. Recours à un sous-traitant de second rang

39. En acceptant la présente police de vie privée, l’utilisateur autorise BEDESK à recourir à un autre sous-traitant (« sous-traitant de second rang »). BEDESK s’engage à informer l’utilisateur de tout changement envisagé concernant l'ajout ou le remplacement d'autres sous-traitants, donnant ainsi à l’utilisateur la possibilité d'émettre des objections à l'encontre de ces changements.

40. BEDESK ne recourt qu’à sous-traitants de second rang offrant des garanties suffisantes pour mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées de telle sorte que le traitement des données réponde aux exigences de la présente police de vie privée, du droit belge et du RGPD et qu’il assure la protection des droits de la personne concernée.

41. BEDESK s’engage à imposer à son ou ses sous-traitant(s) de second rang des engagements aussi (ou davantage) contraignants que ceux qui découlent du présent contrat, du droit belge et du RGPD et il veillera à ce que ces derniers soient respectés par son ou ses sous-traitants de second rang. Les accords passés avec le sous-traitant de second rang sont établis par écrit.

42. Nonobstant le recourt à un sous-traitant de second rang, BEDESK demeure entièrement responsable envers l’utilisateur des conséquences de cette sous-traitance d'activités à un tiers.

h. Responsabilité

43. BESESK ne pourra être tenu responsable du dommage causé par le traitement que s'il n'a pas respecté les obligations prévues par le RGPD qui incombent spécifiquement aux sous-traitants ou s'il a agi en-dehors des instructions licites l’utilisateur ou contrairement à celles-ci.

Conformément à l’article 82.3 du RGPD, BEDESK sera exonéré de responsabilité à l’égard de la personne concernée s'il prouve que le fait qui a provoqué le dommage ne lui est nullement imputable.

La responsabilité de BEDESK est limitée aux dommages directs, à l’exclusion de tous les dommages indirects ou consécutifs, comme les pertes de profits, perte de revenus, perte d'épargne anticipée, perte d'opportunité, perte de clients, réclamations de clients ou autres tiers, et dommages à la réputation.

La responsabilité de BEDESK est, en toute hypothèse, limitée à la durée de prestations fournies dans le cadre du contrat de licence existant entre BEDESK et l’utilisateur.

44. L’utilisateur garantit BEDESK de toute conséquence qui découlerait :

- d’une qualification erronée des données et des détails du traitement, telle que prévue à l’article 2,

- de l’absence d’information complète de BEDESK par l’utilisateur, notamment au sujet d’un incident, d’une demande d’une autorité de contrôle ou d’une personne concernée,

- d’une décision incombant à l’utilisateur ou de tout manquement commis par le personnel de l’utilisateur,

- et plus généralement d’un manquement aux obligations mises à charge de BEDESK par la législation applicable ou la présente convention.

Les conséquences visées au présent article sont, de manière non exhaustive : le coût des prestations supplémentaires de BEDESK, le préjudice subi, des amendes administratives, toute somme due à une personne concernée ou à un sous-traitant de second-rang.

45. Lorsque l’utilisateur ou BEDESK a réparé totalement le dommage subi par la personne concernée, il est en droit de réclamer auprès de l’autre partie la part de la réparation correspondant à sa part de responsabilité dans le dommage, pour autant que l’autre partie ait marqué son accord sur le caractère adéquat de l’indemnisation de la personne concernée ou que l’indemnisation ait été fixée par un jugement et que l’autre partie ait été mise à la cause.

i. Durée et résiliation

46. Les obligations qui, de par leur nature, sont destinées à se poursuivre même après l’extinction du présent contrat, demeureront en vigueur après la fin de celui-ci. Parmi ces obligations figurent celles qui découlent des dispositions relatives à la confidentialité, à la responsabilité et à la loi applicable.

 

II. Traitement des données à caractère personnel relatives à l’utilisateur

1. BEDESK traite les données à caractère personnel des utilisateurs conformément à la législation applicable en matière de données à caractère personnel.

2. En utilisant le logiciel BEDESK-EXPRESS, les utilisateurs sont amenés à fournir à BEDESK les données à caractère personnel (nom, prénom, adresse, téléphone, e-mail,…) nécessaires à la bonne utilisation du logiciel BEDESK conformément à ses conditions d’utilisation, et plus particulièrement, en vue des finalités suivantes :

a. En vue de s’assurer du respect des conditions d’utilisation ;

b. En vue de sécuriser votre compte client et l’accès aux bases de données ;

c. En vue de répondre à une demande des autorités judiciaires ou administratives ;

d. En vue d’exécuter correctement une commande réalisée ;

e. En vue d’assurer la facturation ;

f. En vue de la modification de la police vie privée ;

g. En vue de la gestion de la clientèle ;

L’ensemble de ces traitements sont fondés sur la bonne exécution du contrat d’utilisation de BEDESK-EXPRESS liant l’utilisateur et BEDESK. Aux fins de se conformer aux obligations fiscales et comptables de l’utilisateur, les données à caractère personnel relatives à l’utilisateur communiquées dans le cadre de l’exécution du contrat le liant à BEDESK sont conservées pour une durée de 6 ans à dater de la dernière session active de l’utilisateur, et ce malgré la suppression du compte client de l’utilisateur, la fin ou encore la rupture des relations contractuelles entre l’utilisateur et BEDESK.

3. En plus des traitements évoqués ci-dessus, les données fournies à BEDESK peuvent être traitées en vue de satisfaire les finalités suivantes :

a. En vue de la réalisation d’études de marché ;

b. En vue de la réalisation d’opération d’information ou de promotion sur nos services ;

Ces traitements sont fondés sur l’intérêt légitime de BEDESK à maintenir le contact avec ses utilisateurs aux fins de poursuivre leur relation commerciale et améliorer les services qui leur sont proposés ainsi que pour leur proposer des services susceptibles de les intéresser. Les données à caractère personnel des utilisateurs sont utilisés en vue de ces finalités pour toute la durée du contrat et pour une durée de 3 ans à dater de la dernière session active de l’utilisateur, et ce malgré la suppression du compte client de l’utilisateur, la fin ou encore la rupture des relations contractuelles entre l’utilisateur et BEDESK.

Conformément au RGPD, vous avez le droit de vous opposer à tout moment aux traitements prospectifs visés au point 3. Il vous suffit, dans ce cas, de cocher la case prévue à cet effet dans nos newsletters ou d’envoyer une lettre ou un courriel à BEDESK (rgpd@bedesk.eu).

4. Aucune des données à caractère personnel de l’utilisateur ne sont communiquées à des tiers sans l’autorisation préalable des utilisateurs.

5. BEDESK traite les données personnelles fournies par l’utilisateur dans un lieu situé dans l'UE. BEDESK ne devra pas traiter ou transférer les données personnelles de l’utilisateur, ni les traiter lui-même ou par le biais de tiers, en dehors de l'Union européenne, sauf autorisation préalable expresse et explicite de l’utilisateur et en exécution d’un des mécanismes de transfert de données reconnus comme notamment les clauses contractuelles types.

6. L’utilisateur (par demande écrite datée, signée, adressée à BEDESK et prouvant leur identité) obtenir, gratuitement – s'il s'agit d'un volume raisonnable – du responsable du traitement, la communication écrite des données et la portabilité des données, ainsi que, le cas échéant, la rectification, la limitation du traitement, la suppression de celles qui sont inexactes, incomplètes ou non pertinentes. Si aucune suite n’a été réservée à la demande 30 jours après son introduction, elle sera considérée comme rejetée. L’utilisateur peut également s’adresser ou déposer une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données pour l'exercice de ces droits. Le Président du Tribunal de première instance connaîtra de toute demande concernant ces droits si la demande a été rejetée.

7. À tout moment, si l’utilisateur estime que l’autre partie ne respecte pas leur vie privée, il peut adresser une lettre ou un e-mail au délégué à la protection des données. BEDESK fera ses meilleurs efforts pour détecter et corriger le problème. Pour plus de renseignements, l’utilisateur peut également s'adresser à l’Autorité de Protection des Données à l'adresse suivante: Autorité de Protection des Données, 1000 Bruxelles, Rue de la Presse, 35 (Tél. + 32 2 213 85 40 - Fax + 32 2 213 85 65 - commission@privacycommission.be). L’utilisateur peut également consulter le Registre public du traitement automatique des données à caractère personnel.

 

 

 

 

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